Skrivet av: Lars Blixt | november 1, 2013

I arkivariens fotspår

Objekten är prydligt uppradade. Damm fyller den unkna lokalen, som till fullo bevarar gårdagen. Samtliga dokument återfinns i bokstavsordning, men kategoriseringen är mer omfattande än så. Med rätt förhandsinformation kan allt i rummet lokaliseras, med rätt sökord frambringas allt med relevans. Välkommen till arkivet – de faktiska dokumentens hemvist och gravplats.

Arkiven genomsyras av genomtänkthet. En mångfald spelregler måste kontinuerligt följas – bevaring, överföring, förvaring, kategorisering sker alla efter uppsatta regler. Arkivarien är likt en domare den som ansvarar för att rätt beslut tas i de ordnade dokumentens namn. Dock varierar befogenheterna enormt – från att vara anställd och livnära sig på yrket, till att kategorisera familjens fotoalbum på ren hobbybasis.

Analogt arkiv

Omfattande fysiska arkiv har länge varit verklighet för flertalet organisationer, det är, så att säga, tradition av ha anställda sekreterare/handläggare som ordnar papper, fakturor och andra dokument. Dessvärre förändras allt över tid, så även dokumenten – de har gått från analoga till digitala. Istället för att begränsas av fysiskt utrymme, i form av faktiska arkiv, kan nu enorma mängder dokument lagras på jämförelsevis obefintligt små utrymmen. Istället för fysisk kopiering kan dokument delas med en knapptryckning. Vi skapar mer, mottar mer och lagrar mer. Men var befinner sig 2013 års arkivarie?

Atrkivarien är inte död, yrkesrollen finns fortfarande, men har delvis en annan roll. Och i det privata näringslivet syns inte många arkivarier. Hur har då företagen anpassat sig till de rådande förhållande och den växande informationshögen? Generellt sett kan man säga att de inte har anpassat sig ö.h.t. Utvecklingen gick nästintill för fort för det ordnade dokumentens bästa. De anställda skapar s.k. “informationsöar” – de isolerar sina egna dokument genom att t.ex. enbart spara dessa på den egna hårddisken, vilket gör att de blir oåtkomliga för andra. Mappstrukturen, som det i arkivens fall satts stor tillit till, sviktar när belastningen ökar – istället för att underlätta sökningar försvårar de dem, då det uppstår stora svårigheter att navigera i andras mappar, och även ibland i ens egna. Mängden information är överväldigande, och det saknas vägar att tygla och sammanföra den.

Det behövs spelregler, även när det regler arkivering och hantering av digital dokumentation, så att effektiviteten hos det digitala skapandet och delandet inte blir ett hinder, som minskar kvaliteten, ökar kostnaderna och framförallt förvirrar alla som söker tillgång till dokumentationen. Företag kan inte sakna övergripande struktur gällande dokument och dess hantering, om de inte önskar drunkna i informationsfloden som är den digitala erans påföljd, om dokumenten inte tyglas. Spelreglerna behöver förflyttas från fysiska till digitala arkiv – så att det inte enbart är arkivarien som upprätthåller ordning och effektivitet. Dokumenten bör hanteras, bevaras och kategoriseras, oavsett format. Det är först när detta uppnås som vi faktiskt följer arkivarierns fotspår i den digitala världen.

Kategorier

Följ

Få meddelanden om nya inlägg via e-post.